Quản trị thời gian và công việc như thế nào thì hiệu quả?

Bạn thường gặp phải những công việc phát sinh một cách bất ngờ?
Bạn có thường ở tình trạng “Nước đến chân mới nhảy” không?
Bạn đang làm việc này nhưng có 1 việc khác xen ngang không?
Bạn thường không hoàn thành deadline công việc?

Bạn biết đó, rất nhiều người trong chúng ta thường phải cả ngày vùi đầu vào công việc để đi xử lý những chuyện nhỏ nhặt hay không có thời gian riêng tư cho bản thân hay cho gia đình. Vậy nên chúng ta hãy xem có công cụ hay cách nào để quản lý công việc theo thời gian một cách khoa học không nhé!

Bạn đã nghe đến ma trận Eisenhower được tổng thống Mỹ thứ 34 của Hoa Kỳ. Ma trận này được chính ông áp dụng và rất nhiều người thành công áp dụng. Công cụ này đã giúp nhiều người quản lý tốt công việc và giúp họ thành công thì chúng ta cũng nên biết để áp dụng và giúp bản thân quản trị tốt hơn. Đây là một công cụ đơn giản, giúp bạn có thể ra quyết định dễ dàng.

Vậy sử dụng ma trận như thế nào?

Ma trận dựa vào mức độ quan trọng và tính cấp thiết của công việc để sắp xếp. Vậy chúng là gì?

  • Quan trọng là những việc giúp bạn đạt được mục tiêu và cần phải lên kế hoạch để thực hiện, cho dù là công việc nhóm hay cá nhân.
  • Khẩn cấp là những công việc cần phải có hành động thực hiện ngay lập tức nếu không sẽ để lại hậu quả, đòi hỏi phải tập trung thực hiện công việc.
    Hãy liệt kê những hoạt động và dự án bạn phải làm, kể cả những hoạt động không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn tại nơi làm việc. Sau đó sắp xếp các hoạt động dựa trên 2 yếu tố: tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng. (Hình bên dưới)
    Nếu chúng ta không quản lý thời gian, cuộc đời chúng ta sẽ có những lúc rối như mớ bòng bong. Chúng ta sẽ rơi vào kế hoạch thời gian của người khác. Đây là một trong những kĩ năng hàng đầu mà mỗi người chúng ta cần phải thành thạo.
  • MÀ TRẬN SISENHOWER ( quản lý thời gian )

Về cơ bản bạn chia công việc của mình ra thành 4 cấp độ:

P1: Quan trọng, khẩn cấp ( P1: ~15% – 20%): Cần phải làm ngay lập tức
P2: Quan trọng, không khẩn cấp (P2: ~60% – 65%): Công việc nên bàn giao cho người khác
P3: Không quan trọng, khẩn cấp (P3: ~10% – 15%): công việc được lên kế hoạch để thực hiện sau
P4: Không quan trọng, không khẩn cấp (P4: < 5%): không cần thiết và phải được loại bỏ

Để sắp xếp công việc vào 4 cấp độ trên bạn cần trả lời 2 câu hỏi:
1. Việc này có quan trọng không?
2. Nó có khẩn cấp không?

PHÂN LOẠI CÁC NHÓM

  • P1 – Quan trọng, khẩn cấp
    Bạn phải làm ngay vì chúng rất quan trọng và khẩn cấp. Có 3 loại việc được xếp vào cấp độ này:
    + Xảy ra không đoán trước được: Chăm sóc người thân ốm, một cuộc họp khẩn, các cuộc điện thoại quan trọng của sếp hoặc khách hàng, email công việc…
    + Đoán trước được: Sinh nhật người thân, ngày lễ tình nhân, kỉ niệm lễ cưới, đám cưới bạn thân…
    + Do trì hoãn, lười, thiếu chuẩn bị để tới sát hạn chót: Soạn bài thuyết trình, ôn thi sát…
    ==> Chúng ta thường không tránh được loại 1 và 2. Nhưng với loại thứ 3, hoàn toàn có thể giảm thiểu tới tối đa bằng cách chuyển chúng vào P2
  • P2 – Quan trọng, không khẩn cấp
    Bạn hãy dành nhiều thời gian cho những việc này. Chúng thường không khẩn cấp, nhưng sẽ tích lũy dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong muốn.
    Nếu bạn đang làm việc P2 có việc P1 xuất hiện hãy hoàn thành việc P1. Sau khi bạn giải quyết xong các việc P1 hãy chắc chắn bạn hoàn thành việc P2. Đừng để sang ngày hôm sau!
  • P3 – Không quan trọng, khẩn cấp
    Những việc này chẳng có gì quan trọng, không giúp bạn tiến gần mục tiêu thêm được bước nào. Nhưng chúng lại khẩn cấp, bạn khó mà sắp xếp hay kiểm soát được chúng.
    ==> Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Hãy học cách kết thúc các cuộc điện thoại, tin nhắn một cách lịch sự. Học cách từ chối khéo léo…để giảm thời gian cho những việc này.
  • P4 – Không quan trọng, không khẩn cấp
    Bạn không hoặc chỉ dành dưới 5% thời gian của bạn cho P4. Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể.
    Ví dụ: Check Facebook, Xem video giải trí trên Youtube, Xem các chương trình giải trí trên TV, Xem Phim
    Khi bạn chuẩn bị làm 1 việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi những câu như: Xem chương trình ca nhạc này có giúp tôi nhiều trong việc chinh phục được mục tiêu không? Chơi game này có giúp tôi học giỏi không? Tôi có nhất thiết phải xem phim này không, để tháng sau coi có được không?

 

Share on facebook
Chia sẻ lên facebook
Share on twitter
Chia sẻ lên Twitter
Share on linkedin
Chia sẻ lên linkedin
Share on email
Chia sẻ qua email
Share on print
Print

Table of Contents